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KI-Prozessautomatisierung

Automatisierung von Geschäftsprozessen mit KI – aufwendige Abläufe in Tagen statt Wochen digitalisieren

Freigaben, Bestellungen, Rechnungen, Anfragen oder Onboarding: Viele Geschäftsprozesse laufen noch über E‑Mails, Excel-Listen und Copy‑Paste. Wir automatisieren genau diese Abläufe – individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten, mit KI dort, wo sie echten Mehrwert bringt. Dank moderner Bausteine wie Power Automate, Azure Web Apps und KI-Modellen entstehen Lösungen in kürzester Zeit und mit überschaubarem Budget – statt teurer Großprojekte.

Individuell entwickelt statt Standardsoftware Umsetzung in Tagen statt Wochen
KI für Dokumente, E‑Mails & Entscheidungen Überschaubare Kosten, messbarer ROI
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KI-Prozessautomatisierung

GESCHÄFTSPROZESSE AUTOMATISIEREN

Aus aufwendigen, manuellen Abläufen werden digitale Prozesse, die mitdenken – individuell entwickelt, schnell umgesetzt und bezahlbar.

Früher bedeutete individuelle Prozessautomatisierung: monatelange Softwareprojekte und hohe Budgets. Heute nicht mehr. Mit modernen Automatisierungs-Plattformen, Cloud-Diensten und Künstlicher Intelligenz entwickeln wir Lösungen, die exakt zu Ihren Abläufen passen – in wenigen Tagen und zu einem Bruchteil der früheren Kosten. Die KI übernimmt dabei Aufgaben, die bisher nur Menschen erledigen konnten: E‑Mails und Dokumente verstehen, Daten aus Rechnungen und Formularen auslesen, Anfragen einordnen und Entscheidungen vorbereiten. Das Ergebnis: weniger Routinearbeit, weniger Fehler, schnellere Durchlaufzeiten – und Mitarbeitende, die sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren.

PROZESSAUTOMATISIERUNG KÜNSTLICHE INTELLIGENZ INDIVIDUELLE ENTWICKLUNG
Problem und Lösung in der Prozessautomatisierung

WARUM PROZESSE AUTOMATISIEREN?

Manuelle Arbeit und Lücken zwischen Systemen bremsen Ihre Prozesse

In den meisten Unternehmen gibt es zwei Baustellen: Prozesse, die noch komplett manuell laufen – und Prozesse, die nur teilweise automatisiert sind, weil Schnittstellen fehlen oder die Abläufe für eine vollständige Automatisierung bisher zu komplex waren. Zehn verschiedene Systeme, Excel als Bindeglied, Copy‑Paste an jeder Systemgrenze. Genau hier setzen wir an: Wir schließen die Lücken und machen aus Insellösungen durchgängige Prozesse – mit KI dort, wo feste Regeln nicht mehr reichen.

Problem

Typische Ausgangslage

Komplett manuelle Prozesse

Viele Systeme, fehlende Schnittstellen

Nur teilautomatisiert – Lücken werden manuell gefüllt

Zu komplex für klassische Automatisierung

Lösung

KI-Prozessautomatisierung

Lösung

Manuelle Abläufe digitalisieren – ohne Großprojekt

Anfragen per E‑Mail, Listen in Excel, Belege auf Papier: Wir bilden diese Abläufe durchgängig digital ab. Die KI liest Daten aus E‑Mails, PDFs, Rechnungen und Formularen aus, prüft sie und übergibt sie an die richtigen Systeme und Personen – ohne Abtippen und ohne Copy‑Paste.

Mehr zu den Funktionen
WOMIT WIR UMSETZEN

Die richtigen Bausteine für jeden Prozess

Wir legen uns nicht auf ein Tool fest, sondern wählen für jeden Prozess die passende Technologie: Power Automate für Workflows in Microsoft 365, Azure Web Apps für individuelle Anwendungen und Portale und KI-Modelle für alles, was Verständnis braucht. So entstehen Lösungen schnell, sicher und ohne teure Komplettentwicklung – vom Quick Win bis zum unternehmensweiten Prozess.

KI, die Dokumente & E‑Mails versteht

+

Die KI liest Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Formulare aus, ordnet eingehende E‑Mails und Anfragen ein, fasst Inhalte zusammen und bereitet Entscheidungen vor. Damit lassen sich auch Prozesse automatisieren, die bisher „zu unstrukturiert“ waren.

Workflows & Freigaben (Power Automate)

+

Für Abläufe rund um Microsoft 365 nutzen wir Power Automate: Workflows starten automatisch bei neuer E‑Mail, Formular, Datei oder Zeitplan, verteilen Aufgaben, holen Freigaben ein, erinnern bei Fristen und protokollieren jede Entscheidung.

Individuelle Anwendungen (Azure Web Apps)

+

Wenn ein Prozess eine eigene Oberfläche braucht – Kundenportal, Bestellsystem, Erfassungsmaske oder internes Dashboard – entwickeln wir schlanke Web-Anwendungen auf Microsoft Azure. Sicher gehostet, skalierbar und exakt auf Ihren Ablauf zugeschnitten.

Schnittstellen & System-Integration

+

Wir verbinden Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) mit Ihren Anwendungen – CRM/ERP, Buchhaltung, Helpdesk, Datenbanken oder eigene APIs. Daten fließen automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden, inklusive Validierung und Fehlerbehandlung.

Sicherheit, DSGVO & Nachvollziehbarkeit

+

Alle Lösungen laufen in Ihrer Microsoft-Umgebung bzw. in europäischen Rechenzentren. Logs, Status und audit‑fähige Protokolle zeigen jederzeit, was wann automatisiert wurde – und warum. KI-Entscheidungen bleiben nachvollziehbar, kritische Schritte gibt weiterhin ein Mensch frei.

Altsysteme ohne Schnittstelle (RPA)

+

Wenn es keine API gibt, automatisieren wir auch Desktop‑Schritte: Klicks, Exporte, Importe oder Altsysteme. So lassen sich auch „nicht integrierbare“ Anwendungen pragmatisch in digitale Prozesse einbinden.

Jetzt starten – Geschäftsprozesse mit KI automatisieren

Identifizieren wir gemeinsam die Quick Wins: Welche manuellen Tätigkeiten kosten Ihr Team jede Woche Stunden – und lassen sich mit KI-gestützter Automatisierung schnell, sicher und zu überschaubaren Kosten digitalisieren?

✓ Kostenlose Demo ✓ Keine Vertragsbindung ✓ Persönliche Beratung
Kostenlose Beratung buchen Telefonisch kontaktieren

Kosten & Einstieg: Abhängig von Prozessumfang, Integrationen und Governance – viele Unternehmen starten mit einem überschaubaren Quick‑Win‑Paket.

Diese Unternehmen setzen auf Digitalisierung & Automatisierung mit Metricsiro
Rekular GmbH
Stadt Ulm
TerraWatt GmbH
Memminger MedienCentrum Druckerei und Verlags-AG
MOTORWORLD Consulting GmbH & Co. KG
KUNDENVERTRAUEN

Erfolgreich automatisiert

Wir setzen Automatisierungen so um, dass sie im Alltag wirklich funktionieren: klarer Scope, saubere Fehlerpfade, transparente Logs und Governance. Vom kleinen Workflow bis zum Prozess, der mehrere Abteilungen verbindet – ohne „Big Bang“ und ohne monatelange Neuentwicklung.

Datenschutz & Sicherheit

DSGVO-konform EU-Server AV-Vertrag Keine Datenweitergabe
Was war der größte Effekt der Automatisierung? +

Wir haben endlich weniger „Handarbeit“: Tickets, Aufgaben und Benachrichtigungen entstehen automatisch – und der Prozess ist nachvollziehbar dokumentiert. IT‑Leitung

Was war der größte Vorteil für Ihr Team? +

Durchlaufzeiten sind deutlich runter, Rückfragen auch. Entscheider sehen Status und Verantwortliche auf einen Blick – das macht Prozesse planbar. Geschäftsführung

IHR WETTBEWERBSVORTEIL

Vorteile von Prozessautomatisierung gegenüber manuellen Abläufen

Manuelle Workarounds sind teuer: Zeit, Fehler, Rückfragen und fehlende Transparenz. Mit KI-gestützter Prozessautomatisierung werden aus „wir machen das immer so“ digitale Abläufe, die zuverlässig laufen, dokumentiert sind und sich Schritt für Schritt optimieren lassen.

Läuft Ihr Prozess automatisch?

  • Keine Daten mehr per Copy‑Paste
  • Systeme über Schnittstellen verbunden
  • Dokumente & E‑Mails per KI ausgelesen
  • Freigaben laufen automatisch
  • Keine Lücken zwischen Teilprozessen
  • Status & Protokoll jederzeit sichtbar
Erstgespräch vereinbaren

Zeitersparnis von bis zu 40%

Automatische Datenerfassung, Benachrichtigungen und Aufgabensteuerung reduzieren manuelle Klickarbeit und Rückfragen – messbar im Alltag.

Weniger Fehler & bessere Compliance

Validierungen, klare Regeln, Audit‑Logs und Governance sorgen für saubere Prozesse – wichtig für Datenschutz, Nachweise und revisionssichere Abläufe.

Schnellere Durchlaufzeiten

Freigaben und Übergaben laufen automatisch, mit Erinnerungen und Eskalation. Das verkürzt Wartezeiten – ohne dauerhaftes „Nachhaken“.

Individuell – zu überschaubaren Kosten

Moderne Bausteine statt Großprojekt: Wir entwickeln maßgeschneiderte Lösungen in wenigen Tagen und mit kalkulierbarem Budget – und erweitern sie Schritt für Schritt, wenn der Nutzen belegt ist.

FÜR WEN GEEIGNET

Für wen lohnt sich KI-Prozessautomatisierung?

Für Unternehmen, die aufwendige, wiederkehrende Abläufe digitalisieren wollen – besonders dort, wo es keine passende Standardsoftware gibt und klassische Individualentwicklung bisher zu teuer oder zu langwierig war.

ANWENDUNGSFÄLLE

Welche Geschäftsprozesse lassen sich mit KI automatisieren?

Ob Einkauf, HR, Finance, IT oder Vertrieb: Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe, verbinden Systeme und lassen die KI dort mitarbeiten, wo bisher Menschen lesen, sortieren und entscheiden mussten. Ideal für aufwendige Prozesse, für die es keine passende Standardlösung gibt – oder bei denen klassische Individualentwicklung zu teuer wäre.

Einkauf / Finance

Freigaben ohne Nachhaken

Die KI liest Rechnungen und Bestellungen aus, gleicht sie ab und leitet sie automatisch zur Freigabe weiter: Zuständigkeiten, Fristen, Erinnerungen und Eskalation inklusive – sauber dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

HR / IT

Onboarding automatisieren

Checklisten, Aufgaben, Benachrichtigungen und Berechtigungen werden automatisch angestoßen. So startet jeder neue Mitarbeitende strukturiert – und Offboarding läuft sauber durch.

Backoffice

E‑Mails & Dokumente automatisch verarbeiten

Die KI versteht eingehende E‑Mails und Dokumente, liest Daten aus, legt Anhänge ab, informiert zuständige Teams und Folgeaufgaben erzeugt – ohne manuelles Sortieren und ohne Dateichaos.

IT / Support

Tickets automatisch erstellen

Aus E‑Mails, Formularen oder Ereignissen werden automatisch Tickets und Aufgaben – inklusive Priorisierung, Zuständigkeit und Benachrichtigung. Das hält Prozesse konsistent und schnell.

Compliance

Fristen & Nachweise im Griff

Erinnerungen, Status, Protokolle und Nachweise laufen automatisch – inkl. Eskalation bei Fristen. Das reduziert Risiko, schafft Transparenz und macht Abläufe auditierbar.

Vertrieb

Leads ohne manuelle Nacharbeit

Anfragen werden erfasst, automatisch ans CRM übergeben, Aufgaben und Follow-ups erzeugt und Teams proaktiv informiert – damit kein Lead „liegen bleibt“.

Unsere Success Story zur Prozessautomatisierung finden Sie hier.

Success Story ansehen →
SO FUNKTIONIERT'S

In 4 Schritten zur Prozessautomatisierung

Klar, planbar und ohne unnötige Komplexität: Von der Potenzialanalyse über den Quick‑Win‑Prototyp bis zum stabilen Betrieb – inkl. Tests, Dokumentation und kontinuierlicher Verbesserung.

Erstberatung

Kostenlose Potenzialanalyse: Quick Wins, Aufwand, Nutzen

Entwicklung

Prototyp in wenigen Tagen: Workflows, KI & Schnittstellen umsetzen

Testphase

Tests, Abnahme, Monitoring & kontrollierter Rollout

Optimierung

Betrieb, Anpassungen & kontinuierliche Verbesserung

FAQ – Häufige Fragen

Alles, was Sie wissen müssen

Kurze, klare Antworten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit KI: Funktionsweise, Kosten, DSGVO, Umsetzung, Technologien und typische Einsatzszenarien – damit Sie schnell entscheiden können.

Was bedeutet Automatisierung von Geschäftsprozessen mit KI?

Wiederkehrende Abläufe – z. B. Rechnungsprüfung, Freigaben, Anfragenbearbeitung oder Onboarding – laufen automatisch ab, statt per E‑Mail, Excel und Copy‑Paste. Klassische Automatisierung übernimmt dabei die festen Regeln (Daten übertragen, Aufgaben verteilen, erinnern, dokumentieren). Die KI übernimmt das, was bisher Menschen erledigen mussten: E‑Mails und Dokumente verstehen, Daten auslesen, Anfragen einordnen und Entscheidungen vorbereiten. Kritische Schritte gibt weiterhin ein Mensch frei.

Was kostet eine KI-Prozessautomatisierung?

Deutlich weniger als klassische Individualsoftware. Weil wir auf bewährte Bausteine wie Power Automate, Azure Web Apps und fertige KI-Modelle aufsetzen, entwickeln wir nicht bei null. Die Kosten setzen sich aus der Projektleistung (Analyse, Umsetzung, Tests) und den laufenden Betriebskosten (Lizenzen, Cloud, KI-Nutzung) zusammen. Viele Unternehmen starten mit einem überschaubaren Quick‑Win‑Projekt – in der Erstberatung erhalten Sie eine transparente Einschätzung.

Ist die Lösung DSGVO‑konform?

Ja. Unsere Lösungen laufen in Ihrer Microsoft-Umgebung bzw. in europäischen Rechenzentren, KI-Modelle werden so eingesetzt, dass Ihre Daten nicht zum Training verwendet werden. Entscheidend sind außerdem Berechtigungen, DLP‑Richtlinien, Protokollierung und saubere Datenflüsse. Wir setzen Governance so auf, dass Datenzugriffe nachvollziehbar sind und Richtlinien (z. B. Aufbewahrung, Freigaben, Rollen) eingehalten werden.

Wie schnell kann eine Automatisierung umgesetzt werden?

Ein erster Quick‑Win ist oft in wenigen Tagen umgesetzt, und auch größere Prozesse mit eigener Anwendung und KI stehen meist nach wenigen Tagen als funktionsfähiger Prototyp – abhängig von Komplexität, Datenqualität und Schnittstellen. Wir setzen iterativ um: zuerst ein stabiler Kern, danach Erweiterungen.

Mit welchen Technologien arbeiten Sie?

Wir wählen pro Prozess die passende Technologie: Microsoft Power Automate für Workflows und Freigaben rund um Microsoft 365, Azure Web Apps für individuelle Anwendungen und Portale, KI-Modelle für Dokumente, E‑Mails und Entscheidungen sowie Schnittstellen (APIs) und bei Bedarf RPA für Altsysteme ohne Schnittstelle. So binden wir Microsoft 365, CRM/ERP und Fachanwendungen nahtlos an.

Brauche ich neue Infrastruktur oder Server?

In der Regel nicht: Unsere Lösungen sind cloudbasiert und laufen in Ihrem Microsoft‑Tenant bzw. auf Microsoft Azure. Für RPA‑Szenarien (Desktop‑Automatisierung) kann ein dedizierter Rechner/Runner sinnvoll sein – das klären wir im Projektsetup.

Wie stellen Sie Stabilität, Monitoring & Wartbarkeit sicher?

Wir bauen Workflows nicht „fragil“, sondern robust: klare Regeln, saubere Fehlerpfade (Retries, Alerts), Protokollierung und definierte Zuständigkeiten. Zusätzlich richten wir Monitoring und Benachrichtigungen ein, damit Fehler früh sichtbar werden und Prozesse langfristig wartbar bleiben.

Welche Prozesse eignen sich besonders für KI-Automatisierung?

Überall dort, wo wiederkehrende Tätigkeiten Zeit fressen: Rechnungs- und Belegverarbeitung, Freigaben (Einkauf/Finance), Anfragen- und E‑Mail-Bearbeitung, Onboarding/Offboarding (HR/IT), Ticket‑ & Aufgabenanlage, Dokumentenablage, Reporting und Datensynchronisation zwischen Systemen.

Wie funktioniert ein KI-automatisierter Prozess im Überblick?
  • Ein Ereignis (z. B. E‑Mail, Dokument, Formular) startet den Prozess
  • Die KI liest Inhalte aus und ordnet sie ein, Regeln werden geprüft
  • Bei Bedarf wird eine Freigabe durch einen Menschen gestartet
  • Aktionen werden ausgeführt (z. B. Ticket, Ablage, Benachrichtigung)
  • Protokolle & Status machen den Prozess nachvollziehbar

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